Planejar requer perceber a realidade a partir da anamnese – Diagnóstico, avaliar os possíveis caminhos – Estratégia, construir um referencial futuro com metas claras – Objetivo, e reavaliar constantemente todo o processo a que o planejamento se destina – Feedback para garantir o final desejado – Resultado.
Uma vez que se tenha uma estratégia com objetivos pré-definidos, o planejamento visa alcançá-lo da melhor forma possível. Esta competência permite prever e projetar no futuro os desdobramentos das ações.
Para um bom planejamento é recomendável validar a estratégia definida, buscar experiências anteriores de projetos semelhantes, sejam sucessos ou fracassos, consultar especialistas e pares (peer review), além de verificar a possibilidade de adotar simulações e protótipos em projetos mais complexos.
Faz parte do planejamento o agrupamento de atividades em pacotes de trabalho, o estabelecimento da rede lógica e interdependências das mesmas, assim como o levantamento, previsão e otimização de custos e recursos associados.
É importante observar que o planejamento deve ir além do trinômio sagrado de qualidade – escopo, prazo e custos. Não podemos deixar de considerar como boas práticas, uma avaliação de riscos e o desenvolvimento de um plano de comunicação.
Risco por definição é um evento futuro com o resultado incerto. Normalmente se trata da possibilidade de algo sair diferente do cenário planejado, podendo impactar positiva ou negativamente os objetivos do projeto. Ignorar essas incertezas durante o planejamento é um grande erro, que no limite pode ser fatal.
O processo de avaliação de riscos consiste na identificação, categorização, priorização e tratamento de vetores de risco associados ao negócio, além da elaboração de cenários úteis à tomada de decisão.
A finalidade do gerenciamento de riscos é identificar os fatores geradores de riscos, com suas respectivas causas-raiz e então estabelecer planos de ação que possam melhorar os cenários durante a maturação do processo até o momento da tomada de decisão do investimento, adotando uma das seguintes estratégias: Aceitar, Eliminar, Transferir ou Mitigar a probabilidade de ocorrência e ou impacto do evento.
O desenvolvimento de um Plano de Comunicação é igualmente relevante na estruturação de um bom planejamento. Um plano para gerenciamento da Comunicação deve envolver os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada.
A complexidade do processo é diretamente proporcional ao número de envolvidos no projeto, pela quantidade de interfaces trocando informações que necessitam ser gerenciadas. O planejamento das comunicações deve determinar a necessidade de informações de cada envolvido no projeto, como essa informação será levada ao envolvido e qual será o nível de detalhe de cada informação.
No final da etapa de planejamento, com a consolidação de todas as informações do projeto, os planos de respostas e contingências dos riscos identificados e a matriz de comunicação, aprovamos um Plano Base, que ficará servindo como referência para execução e controle do empreendimento. A partir deste momento qualquer mudança que se faça necessária, deverá ser documentada e aprovada como um replanejamento.
Concluindo, um planejamento bem estruturado faz parte de uma competência estratégica que consiste em um esforço sistemático e formal, que visa consolidar dados, informações e percepções para o estabelecimento de definições e ações para aumentar a probabilidade de ocorrência dos resultados desejados.
Autor: Pedro Auler – Managing Partner HACHI Gestão Empresarial